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Keybot 34 Results  www.tcce.gc.ca
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• the GX application provided for the following programmed controls:
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• si l’application GX prévoyait les contrôles programmés suivants :
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Funds are tightly controlled. The GX financial system offers reliable and accurate information and its application and general controls are effective. A review of a statistically valid sample of 70 financial transactions indicated that transactions are properly supported with documentation, officers exercising authorities are properly delegated to do so, spending and payment authorities are not being exercised by the same individual for a particular payment, and there is no evidence that individuals are benefiting personally from any transaction.
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Le personnel de la Section des finances et de la planification possède les connaissances expertes nécessaires pour s’acquitter de ses responsabilités et les clients se sont dits satisfaits du niveau et de la qualité des services financiers qu’elle dispense. Les fonds sont étroitement contrôlés. Le système financier GX donne une information précise et fiable et son application ainsi que les contrôles généraux sont efficaces. L’examen d’un échantillon statistiquement valide de 70 transactions financières a montré que les transactions sont correctement justifiées par des documents à l’appui, que les agents qui exercent le pouvoir de dépenser sont effectivement investis de ce pouvoir, que le pouvoir de dépenser et celui de payer ne sont pas exercés par une même personne pour un paiement donné, et que rien ne permet de croire qu’une personne ait pu tirer un avantage personnel d’une transaction quelconque.
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By devolving authority to the Branch level and establishing a threshold for committing funds, rather than committing all expenditures regardless of amount, efficiencies can be realized. This will require the Administrative Assistants in each Branch to be financially trained, not only on commitment authority but also on how to access financial reports from the GX financial systems.
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La Section des finances et de la planification pourrait rehausser son efficience et rediriger une partie de sa charge de travail vers les directions. Cette charge est en effet présentement lourde. Cette lourdeur s’explique en partie du fait que les directions, qui doivent rendre des comptes pour la gestion de leur budget respectif, se sont fiées à la Section des finances et de la planification pour assumer ce rôle. Des efficiences pourront être réalisées en retournant l’autorité au niveau des directions et en établissant un seuil à l’engagement de fonds, plutôt qu’en engageant toutes les dépenses peu importe leur montant. Il faudra pour cela que les adjoints administratifs de chaque direction reçoivent une formation financière, non seulement sur le pouvoir d’engager des dépenses, mais également sur la façon d’accéder aux rapports financiers au moyen des systèmes financiers GX. Changer le processus présentement en place pour les cartes d’achat permettra par ailleurs une plus grande harmonisation.
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Various financial reports can be readily accessed from the GX system; however, there is a certain level of expertise required to action these reports. Branches should be able to obtain financial information directly rather than requesting the information through the Finance Section.
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Il est possible d’avoir facilement accès à divers rapports financiers dans le système GX; toutefois, une certaine connaissance experte est nécessaire pour donner suite à ces rapports. Les directions devraient pouvoir obtenir de l’information financière directement plutôt que d’avoir à demander l’information par l’entremise de la Section des finances. Il faudra, à cette fin, que les adjoints administratifs des directions deviennent bien au fait des capacités du système GX.
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There is a need to improve the financial management of projects. The GX system has the capability of providing financial “project” information; however, the project module is not currently being utilized.
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Il y a lieu d’améliorer la gestion financière des projets. Le système GX a la capacité de fournir de l’information financière pour les « projets »; toutefois, le module des projets n’est présentement pas utilisé. Les adjoints administratifs des directions ne procèdent présentement pas à un codage adéquat des coûts connexes aux projets. Le nombre de projets à l’exercice courant est de 36, et leur valeur totale, de 323 025 $. Le conseiller financier, s’il lui faut fournir de l’information financière sur un projet, doit compiler et regrouper l’information demandée, ce qui est passablement long.
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This Chart is reviewed and updated annually. Every few days, the listing of vouchers sent to PWGSC for payment is reconciled to the GX system which facilitates the month-end reconciliation of the trail balance.
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Les documents à l’appui des transactions financières sont complets et ouvrent une piste de vérification satisfaisante. Les dossiers financiers sont complets et correctement protégés. Le plan comptable reflète la structure organisationnelle du TCCE et renferme les éléments de codage nécessaires à un suivi financier efficace. Ce plan fait l’objet d’examen et de mise à jour chaque année. À tous les quelques jours, les listes de bons envoyés à TPSGC pour paiement font l’objet d’un rapprochement avec le système GX, ce qui facilite le rapprochement de fin de mois de la balance de la piste de vérification. Des spécimens de signature sont disponibles et tenus à jour pour permettre la vérification correcte des transactions financières.
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CITT is an active participant of the Small Agency Administrative Network (SAAN) and the Small Agency Financial Administrative Group (SAFAG) whose mandates are to improve administrative and financial practices in small government departments and agencies. CITT is a member of the GX cluster group and meets quarterly, or more frequently if necessary, to address system issues.
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La Section des finances et de la planification compte présentement six employés : le chef (FI 04), le conseiller financier (FI 02), l’adjoint financier (AS 02), le coordonnateur principal de la planification, du rendement et de la politique (AS 05), l’agent des approvisionnements (AS 03) et un adjoint aux approvisionnements (CR 04). Le directeur des Services de gestion (DSG), est le chef de la direction financière et le chef des Finances et de la Planification est l’agent financier principal à temps plein. Le TCCE est un participant actif du Réseau des administrateurs de petits organismes (RAPO) et du Groupe d’action des finances des petits organismes (GAFPO) qui ont pour mandat d’améliorer les pratiques administratives et financières des petits ministères et organismes du gouvernement. Le TCCE fait partie de la grappe GX et tient des réunions trimestrielles, ou plus fréquentes au besoin, pour traiter des questions liées au système.
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Our findings indicated that the GX application system as a client/server LAN version provides an integrated set of functionalities for the management and operational controls of the financial information.
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Il ressort de nos constatations que le système d’application GX dans la version en réseau local client/serveur offre un ensemble intégré de fonctionnalités pour les contrôles de gestion et les contrôles opérationnels de l’information financière. Ces contrôles servent à vérifier (principalement pour les cadres) que toutes les transactions sont valides, autorisées et inscrites.
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The sample, using a 95% confidence level with an expected error rate of 5%, was taken from financial data contained in the GX financial system for fiscal year 2005-06 and the current fiscal year to November 17, 2006.
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Dans notre examen du processus de vérification des comptes, nous avons choisi un échantillon de 70 transactions par application d’une méthodologie d’échantillonnage statistique reconnue et du logiciel ACL. L’échantillon, d’un niveau de confiance de 95 p. 100, avec un taux d’erreur prévu de 5 p. 100, a été prélevé à partir des données financières contenues dans le système financier GX pour l’exercice 2005-2006 et l’exercice en cours jusqu’au 17 novembre 2006. Les transactions ont été examinées selon les critères énoncés à la section 7(c) de l’appendice A – Critères de vérification, joint au présent rapport. La taille de l’échantillon, 70 transactions, a été choisie dans les fourchettes de valeur en dollars suivantes :
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Various financial reports can be readily accessed from the GX system; however, there is a certain level of expertise required to action these reports. Branches should be able to obtain financial information directly rather than requesting the information through the Finance Section.
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Il est possible d’avoir facilement accès à divers rapports financiers dans le système GX; toutefois, une certaine connaissance experte est nécessaire pour donner suite à ces rapports. Les directions devraient pouvoir obtenir de l’information financière directement plutôt que d’avoir à demander l’information par l’entremise de la Section des finances. Il faudra, à cette fin, que les adjoints administratifs des directions deviennent bien au fait des capacités du système GX.
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Controls within GX ensure the integrity of data i.e., using check sums derived from the data. The aim of such controls is to detect external amendments to data due to system failure or use of system amendment facilities such as editors.
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Les contrôles intégrés au système GX donnent l’assurance de l’intégrité des données, c.-à-d., par l’utilisation de totaux de contrôle dérivés des données. L’objectif de tels contrôles est de détecter les modifications externes aux données attribuables à un échec du système ou à l’utilisation des possibilités de modification du système, comme des éditeurs. L’application comprend un registre des transactions qui contient suffisamment d’information pour identifier la source de chaque transaction.
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The current practice in CITT is to commit each expenditure transaction, some of which is after the expenditure occurs, regardless of the dollar amount. To formally commit each transaction into the GX system is administratively onerous and time-consuming.
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Le TCCE a pour pratique actuelle d’engager chaque transaction de dépense, dont certaines après le fait, peu importe le montant en dollars. Engager formellement chaque transaction dans le système GX est onéreux et prend du temps au plan administratif. En 2005-2006, 1 749 transactions (78,8 p. 100) sur un total de 2 219 étaient d’un montant inférieur à 1 000 $ et on représenté 21,3 p. 100 des montants totaux dépensés. Leur valeur moyenne a été de 219,50 $. En 2006-2007, jusqu’au 17 novembre 2006, 747 (82,3 p. 100) des 902 transactions étaient d’un montant inférieur à 1 000 $, la moyenne étant de 193,58 $. Ces transactions ont représenté 30,1 p. 100 des dépenses totales.
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The GX application has special controls in place when generating a file transfer to the Receiver General for performing payments i.e., validation of supplier identification number prior to processing of payment.
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L’application comprend des contrôles spéciaux effectués lors de la production d’un transfert de fichier au receveur général aux fins de l’exécution de paiements, c.-à-d. la validation du numéro d’identité du fournisseur avant le traitement du paiement. Puisqu’un contrôle programmé ne peut, à lui seul, suffire à donner l’assurance que l’application empêche les erreurs de traitement, le TCCE applique des contrôles non programmés comme un journal de contrôle pour le total transféré sous forme de fichier d’en-tête et une liste détaillée du fournisseur payé.
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8. CITT, as part of the cluster group of small agencies using GX, should, with the approval of Treasury Board, request the developer of the GX system to examine the possibility of integrating the new features of the Microsoft Office 2007 navigation toolbar and menu into the system.
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8. Le TCCE, en tant que participant de la grappe de petits organismes qui utilisent le système GX, devrait, sous réserve de l’approbation du Conseil du Trésor, demander à son concepteur d’examiner la possibilité d’intégrer, à son système, les nouvelles caractéristiques de la barre d’outils et du menu de Microsoft Office 2007. La présente recommandation de mise à niveau pourrait exiger un financement supplémentaire et une affectation budgétaire.
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8. CITT, as part of the cluster group of small agencies using GX, should, with the approval of Treasury Board, request the developer of the GX system to examine the possibility of integrating the new features of the Microsoft Office 2007 navigation toolbar and menu into the system.
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8. Le TCCE, en tant que participant de la grappe de petits organismes qui utilisent le système GX, devrait, sous réserve de l’approbation du Conseil du Trésor, demander à son concepteur d’examiner la possibilité d’intégrer, à son système, les nouvelles caractéristiques de la barre d’outils et du menu de Microsoft Office 2007. La présente recommandation de mise à niveau pourrait exiger un financement supplémentaire et une affectation budgétaire.
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CITT has an Information Technology (IT) Section that has the following responsibilities: supervising the acquisition and upgrades of the GX application; providing and maintaining access security to the network and the GX back-end database; and overseeing the implementation of the application with the main developer of the GX system.
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Le TCCE comprend une Section de la technologie de l’information (TI) investie des responsabilités suivantes : supervision de l’acquisition et des mises à niveau de l’application GX; prestation et maintien de la sécurité d’accès au réseau et de la base de données principales GX; surveillance de la mise en œuvre de l’application avec le concepteur principal du système GX.
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The controls that are in place provide a reasonably guarantee that the data received for processing are genuine, complete, not previously processed, accurate, properly authorized, are entered accurately and without duplication. Only authorized users can access the database through the GX application.
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Les contrôles en place donnent une garantie raisonnable que les données reçues pour traitement sont authentiques, complètes, non déjà traitées, précises, régulièrement autorisées, entrées avec précision et sans redoublement. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent avoir accès à la base de données par l’intermédiaire de l’application GX.
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CITT has an Information Technology (IT) Section that has the following responsibilities: supervising the acquisition and upgrades of the GX application; providing and maintaining access security to the network and the GX back-end database; and overseeing the implementation of the application with the main developer of the GX system.
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Le TCCE comprend une Section de la technologie de l’information (TI) investie des responsabilités suivantes : supervision de l’acquisition et des mises à niveau de l’application GX; prestation et maintien de la sécurité d’accès au réseau et de la base de données principales GX; surveillance de la mise en œuvre de l’application avec le concepteur principal du système GX.
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• Collected and analyzed the financial data contained in the GX financial system for the years 2005-06 and 2006-07, up to November 17, 2006;
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• recueilli et analysé les données financières contenues dans le système financier GX pour les exercices 2005-2006 et 2006-2007, jusqu’au 17 novembre 2006;
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6.8 Reliability of Financial Systems (GX)
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6.8 Fiabilité des systèmes financiers (GX)
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• Reliability of the GX financial systems;
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• fiabilité des systèmes financiers GX;
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• The financial system (GX) has the necessary internal controls to ensure that the requirements of the Payment on Due Date (PODD) Policy are respected.
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• Le système financier (GX) comprend les contrôles internes nécessaires pour garantir le respect des exigences de la Politique de paiement à la date d’échéance (PADE).
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6. The project module in the GX system should be utilized.
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6. Il y aurait lieu d’utiliser le module de projets du système GX.
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• software and physical measures are in place to prevent and detect unauthorized changes to systems software and applications. Furthermore, upgrades can be performed only by the developers of GX;
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• il existe des mesures physiques et logicielles destinées à empêcher et à détecter toute modification non autorisée des applications et des logiciels des systèmes. De plus, seuls les concepteurs de GX peuvent procéder aux mises à niveau;
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The establishment of an appropriate dollar threshold, whereby only higher dollar value transactions would be formally committed into the GX financial system, would also reduce the workload in Finance.
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Le chef des Finances et de la Planification craint que l’absence des contrôles stricts présentement en place aux Finances pourrait mener à un excédent des dépenses. Il faut que chacun prenne conscience que ce sont les cadres des directions titulaires du budget, et non pas la Section des finances, qui sont responsables d’éviter le dépassement des dépenses. Il incombe à chaque direction de vérifier la disponibilité des fonds nécessaires au paiement des dépenses. Le directeur de la DSG a fait savoir que si cette responsabilité est dévolue aux directions, comme elle devrait correctement l’être, il faudra former les adjoints administratifs. La mise en place d’un seuil pertinent en dollars, qui permettrait de n’engager formellement que les transactions d’une valeur en dollars supérieure à ce seuil dans le système financier GX, réduirait également la charge de travail des Finances. Nous n’avons pas détecté de cas où les dépenses ont excédé les affectations ou les crédits. En fait, les montants non utilisés des fonds du TCCE aux deux derniers exercices étaient faibles, ce qui indique une surveillance étroite de ses ressources financières. Selon les prévisions, certains fonds du TCCE ne seront pas utilisés à l’exercice en cours en raison d’une diminution de la charge de travail du Tribunal.
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Reliability of Financial Systems (GX & HRIS)
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Fiabilité des systèmes financiers (GX et SIRH)
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• Appropriate system security controls have been put in place to protect CITT’s GX and HRIS systems and information.
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• Des contrôles de sécurité des systèmes adéquats ont été mis en place pour protéger l’information et les systèmes GX et SIRH du TCCE.
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5. The Branch Administrative Assistants should be provided with the necessary training on the use of the GX system to extract information when required.
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5. Les adjoints administratifs des directions devraient recevoir la formation nécessaire sur l’utilisation du système GX pour extraire l’information au besoin.
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• only authorized users have access to the GX application and data, and are assigned to perform specifically designed functions (e.g., inquire, data entry and/ or update); and
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• seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données et à l’application GX, et ils sont affectés à l’exécution de fonctions expressément définies (p. ex., interrogation, entrée et/ou mise à jour de données);
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The audit of the GX accounting application system involved the verification of the information technology (IT) application controls and the IT general controls. These controls were evaluated to ensure that transactions are valid, properly authorized and accurately processed.
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La vérification de l’application comptable du système GX a comporté la vérification des contrôles de l’application de technologie de l’information (TI) et des contrôles généraux de la TI. Ces contrôles ont fait l’objet d’une évaluation afin de vérifier que les transactions étaient valides, convenablement autorisées et traitées de manière précise.
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