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Notices No. 138 - Expor...

Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	3. 2 Section 155.2 of the FAA allows federal departments to charge an administrative fee where, in payment or settlement of an amount due to Her Majesty, a person
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	3. 2 L'article 155.2 de la LGFP permet aux ministères fédéraux d'imposer des droits d'administration dans les cas où, en guise de paiement ou de règlement d'un montant dû à Sa Majesté, une personne

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The Deputy deals primarily with the management of the Official Residence (OR), and has financial responsibilities such as reviewing and auditing travel and hospitality claims, and signing under FAA Section 34 for goods and services received.

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5.3.1 La gestion des biens incombe à l'AAM adjoint, qui relève de l'AGC. L'AAM adjoint s'occupe surtout de la gestion de la résidence officielle (RO). En outre, il s'acquitte de fonctions financières, comme l'examen et la vérification des demandes de remboursement des frais de voyage et de représentation et, aux termes de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, il est le signataire autorisé pour les biens et services reçus. De plus, il aide les EC qui arrivent à la mission à trouver et à sécuriser les logements du personnel (LP) (qui sont tous loués à titre privé), ainsi qu'à examiner les baux proposés.

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A "Summary of Vouchers", together with the backup documentation, is couriered each Friday to Singapore. Singapore then inputs the information into IMS the following Monday or Tuesday and faxes a Section 34/33 FAA report to Brunei.

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5.4.4 Microsoft EXCEL est utilisé pour suivre les dépenses. Les factures sont traitées et payées sous huit jours. Un « Récapitulatif des opérations » est adressé tous les vendredis à Singapour. Singapour saisit ensuite les informations dans le SGI le lundi ou le mardi suivant, puis faxe un rapport d'autorisation de l'article 34/33 de la LGFP à Brunéi. À réception, Brunéi prépare le chèque et l'adresse au fournisseur.

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Delays relate to the fact that when documentation is missing that supports a payment, the Hub mission holds up the processing. This dates back to when Harare performed FAA Section 33 on behalf of Lusaka.

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3.4.5 Les rapprochements bancaires ont cinq mois de retard. Ces retards s'expliquent par le fait que lorsque les justificatifs d'un paiement sont manquants, la mission centrale suspend le traitement. Cette pratique date de l'époque où Harare appliquait l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour le compte de Lusaka. Avec la création du poste d'AGC, l'attestation selon l'article 33 est effectuée à Lusaka; aussi Harare n'a besoin que des montants et du codage correspondant pour effectuer la saisie dans le SGI, et plus des justificatifs.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	4.4.5 The Department is seriously looking to increase its presence in the US which includes establishing Miami as a full Consulate General, independent of the Atlanta Mission. When this occurs, a Miami Administrative Officer will be added to Miami, along with delegated payment authority under Section 33 of the FAA.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	4.4.5 Le Ministère songe sérieusement à accroître sa présence aux États-Unis, notamment en accordant le statut de consulat général à part entière à la mission de Miami, qui deviendrait indépendante de la mission d'Atlanta. À ce moment-là, on ajoutera un agent d'administration de la mission à Miami, qui aura le pouvoir délégué de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP.

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3.2.4 Prior to salary devolution, the EXT 1690 form was used to request staffing actions. This form included a certification under Section 32 of the FAA. When salaries were devolved in 2002, the form was updated and maintained the financial certification under Section 32 of the FAA.

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3.2.4 Avant le transfert du budget salarial, le formulaire EXT 1690 était utilisé pour les demandes d'intervention en dotation. Le formulaire prévoyait l'obtention d'une attestation, conformément à l'article 32 de la LGFP. Lors du transfert du budget salarial en 2002, le formulaire a été mis à jour, et l'attestation financière a été conservée. Les RH ont approuvé le formulaire et l'ont fait entrer en vigueur à l'été 2002. Il était possible d'y accéder par Jetform. Lorsque les formulaires RH ont été déplacés de Jetform à Outlook en 2003, l'attestation financière a été abandonnée.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	5.4.13 The Mission should streamline the procedure for section 34 FAA approval to ensure only one approval is obtained per transaction (up to three section 34 signatures are obtained during the current process).
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	5.4.14 Il faudrait restreindre les heures du service à la clientèle de la Section des comptes afin de permettre au personnel de se concentrer sur le traitement des opérations financières.

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Inspection of the Canad...

Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	5.4.10 The Mission has made the necessary changes to standard operating procedures (SOPs) to ensure that Section 34 is signed prior to Section 33 of FAA. Implemented June 2010.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	5.4.11 La mission étudiera la faisabilité d’utiliser une carte d’achat à Zagreb, et si cette voie est jugée appropriée, elle consultera SMFF concernant l’obtention d’une carte d’achat. En voie de réalisation pour mise en œuvre d’ici août 2010.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	5.4.20 The information provided by the Immigration Section should be complete to allow the Finance Officer to effectively discharge signing authority under Section 33 of the FAA.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	5.4.20 Les renseignements fournis par la section de l'immigration devraient être complets pour permettre à l'agent des finances d'exercer efficacement son pouvoir de signature en vertu de l'article 33 de la LGFP.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	Appendix A - Financial Administration Act (FAA) Relevant Sections
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	Annexe A - Articles pertinents de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	4.4.5 The delegation of payment authority under Section 33 of the FAA to Miami should be explored to better streamline financial procedures in Miami.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	4.4.5 On devrait envisager de déléguer à la mission de Miami le pouvoir de payer, en vertu de l'article 33 de la LGFP, afin de rationaliser davantage les procédures financières de Miami.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	3.2.5 Assess the feasibility of incorporating automated controls which ensure that HR Action Request Forms are forwarded electronically to HR by the individual who has certified the request under section 32 of the FAA.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	3.2.5 Évaluer la faisabilité d'incorporer des contrôles automatisés qui garantiraient l'acheminement par voie électronique des Demandes d'intervention en RH aux RH, par la personne qui attesterait la demande en vertu de l'article 32 de la LGFP.

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5.4.4 A review of three months of accounts revealed cases where the expenditures payment vouchers were certified under Sections of the FAA by the recipient of the payment. This occurred during the period of the three different MCOs.

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5.4.4 Un examen des comptes couvrant une période de trois mois a révélé que, dans certains cas, les pièces justificatives fournies à l'appui du remboursement de certaines dépenses avaient été certifiées en vertu des articles afférents de la LGFP par la personne qui avait reçu le remboursement. La chose s'est reproduite pendant la période où la section des finances a été dirigée par trois différents AGC. Les formulaires EXT53 (carte de signature) et EXT1321 (pouvoir de signature pour les lettres de crédit et les comptes bancaires) ne sont pas à jour. Dans bien des cas, des employés qui n'avaient pas le pouvoir de signature approprié ont signé des documents en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	The Department has implemented an effective control to ensure that it identifies and requests funding to cover the full costs associated with major departmental initiatives. There is a need, however, to strengthen financial internal controls by having FCMs certify their HR Action Requests under Section 32 of the Financial Administration Act (FAA).
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	Le Ministère a introduit une mesure de contrôle pour s'assurer que les fonds demandés correspondent à tous les coûts associés aux grandes initiatives ministérielles. Il doit toutefois renforcer les contrôles financiers internes en faisant attester par les GCF les Demandes d'intervention en RH, conformément à l'article 32 de la

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	3.2.4 Modify, in consultation with SMD, HR Action Request Forms with a budgetary implication to include a certification under section 32 of the FAA confirming that sufficient funds exist to cover the full cost associated with the request.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	3.2.4 Modifier, en collaboration avec SMD, les Demandes d'intervention en ressources humaines ayant une incidence sur le budget afin d'obtenir, conformément à l'article 32 de la LGFP, une attestation visant à confirmer qu'il y a suffisamment de fonds pour payer tous les coûts associés à la demande.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	3.2.3 In summary, the Department has introduced a control to ensure that it identifies and requests funding to cover the full costs associated with major departmental initiatives. There is a need, however, to strengthen financial internal controls by having FCMs certify their HR Action Requests under Section 32 of the FAA.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	3.2.3 En résumé, le Ministère a introduit une mesure de contrôle pour s'assurer que les fonds demandés correspondent à tous les coûts associés aux grandes initiatives ministérielles. Il doit toutefois renforcer les contrôles financiers internes en faisant attester par les GCF les Demandes d'intervention en RH, conformément à l'article 32 de la LGFP.

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Instead, most often a quotation is received, work is approved and, once completed, payment is made based on the quotation. An original invoice must be included for a proper FAA Section 34 Spending Authority and Section 33 Payment Certification.

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5.4.19 Le Comité d'examen des marchés (CEM) de la mission est actif et examine toutes les soumissions pour des marchés d'une valeur supérieure à 5 000 $. Il arrive que les paiements prévus par les marchés soient effectués sans qu'une facture ne soit présentée. Dans le cas de travaux mineurs, comme la plantation de fleurs ou l'aménagement paysager, on ne prépare pas de marchés ou de commandes locales. On demande à la place un prix et après que les travaux ont été approuvés et achevés, le paiement est effectué en fonction du prix demandé. Or une facture originale doit être présentée pour assurer la conformité avec le pouvoir de dépenser et l'attestation du paiement prévues respectivement par les articles 34 et 33 de la LGFP.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	The financial component of the new forms has been strengthened by including certification under Section 32 of the FAA. The forms can only be sent when the approval authority (MCO at mission, deputy director or above at HQ) checks a box confirming that he/she has the authority to approve under Section 32 of the FAA.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	L'élément financier des nouveaux formulaires a été renforcé en incluant l'attestation exigée par l'article 32 de la LGFP. Les formulaires ne peuvent être envoyés que lorsque le pouvoir d'approbation (AGC dans les missions; directeur adjoint ou plus haut placé à l'AC) coche la case confirmant qu'il possède le pouvoir d'approbation en vertu de l'article 32 de la Loi.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	1.9.1 The HOM Hospitality Diaries are not being signed-off in accordance with the Departmental Hospitality Policy and the FAA. The full diary, including supporting receipts, should be submitted for sign-offs by other Canada-Based Staff.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	1.9.1 Les journaux d'accueil du CDM ne sont pas signés conformément à la politique ministérielle d'accueil et à la LGFP. Le journal complet, y compris les reçus justificatifs, doivent être soumis à la signature d'autres employés canadiens. Nous préconisons que le conseiller et l'AGC procèdent à ces signatures de validation.

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2.2.2 A review of financial documents pointed out a procedural issue with the exercising of Section 33 Financial Administration Act (FAA). Both the Deputy MCO and the MCO at Rome were signing Section 33 on the same document.

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2.2.2 L’examen des documents financiers a révélé un problème sur le plan des procédures relatives à l’application de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques. L’AGC adjoint et l’AGC à Rome apposaient leur signature en vertu de l’article 33 sur le même document. Cette façon de faire diminue la responsabilité, et il convient d’y mettre fin. La mission de Rome a été mise au courant de ce fait séparément.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	Payment documentation is occasionally being signed by an employee couple for sections 33 and 34 FAA on the same payment. Signing authorities, in these cases could give rise to issues of probity. Signing by this employee couple for the same payment should be avoided.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	Conformément aux articles 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, il arrive parfois qu'un couple d'employés signe les documents de payement dans le cas d'un même payement. Ce système peut causer des problèmes de probité. Ce couple d'employés devrait éviter de signer les mêmes payements.

List of Acronyms/Symbols

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Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	CAR

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	3.3.6 The claims submitted by the HOM should be reviewed and be approved by another officer with Section 34 FAA signing authority.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	3.3.6 Faire examiner et approuver les demandes de remboursement du CDM par un autre agent ayant le pouvoir de signer en vertu de l'article 34 de la LGFP.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	5.4.7 Section 33 and 34 (FAA) should also be exercised on SA, SD, FT documents to ensure proper signing authority.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	5.4.7 Les articles 33 et 34 (de la LGFP) devraient aussi s'appliquer aux documents SA, SD, et FT pour s'assurer que ceux-ci sont bien signés par les signataires autorisés.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	Financial Administration Act (R.S., 1985, c.F-11) (FAA)
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	Loi sur la gestion des finances publiques (L.R., 1985, ch. F-11)

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	5.4.6 Ensure that all payments are certified under Sections 33 and 34 of the FAA by officers with appropriate signing authority.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	5.4.6 Veiller à ce que tous les paiements soient certifiés en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP par des agents qui détiennent le pouvoir de signature approprié.

Audit of the Office of ...

Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	2.5.6 When the services of PWGSC are used, the file in Protocol should contain copies of a purchase order signed under Section 32 of the FAA, a request for proposal, the awarded contract and the correspondence with PWGSC.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	2.5.6 Lorsqu'on recourt aux services de TPSGC, le dossier du Bureau du protocole devrait contenir les copies d'un bon de commande signé conformément à l'article 32 de la LGFP, d'une demande de propositions, du contrat attribué et de la correspondance avec TPSGC.

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5.4.13 The Mission will begin to streamline the procedures for obtaining signatures for sections 34 and 33 FAA approvals by enforcing the requirement to have the Program Manager for the section responsible for generating the expenditure to sign off under section 34 on a stamp on the original invoice/receipt prior to Accounts section entering the transaction into IMS, with the MCO/DMCO signing off on section 33 on the "Requisition for Payment" header sheet generated when the cheque is printed in the IMS run.

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5.4.14 La mission a établi qu'il serait possible de fermer le service à la clientèle à 15 h 30 chaque jour, c'est-à-dire au moment où le véhicule blindé de la banque arrive pour ramasser l'argent, de sorte que la Section des comptes aurait une heure pour procéder sans être dérangée à l'impression des chèques et au traitement des transactions. La mission commencera ce mois-ci (février 2005) à fermer le service à la clientèle de la Section des comptes à 15 h 30 chaque jour; elle surveillera la réaction de la clientèle et ajustera le tir au besoin pour garantir à la fois la bonne marche du travail et la qualité du service à la clientèle.

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Section 4.4 of DFAIT's Account Verification policy 2004 expresses clearly that "No person shall exercise spending (Section 34 of the FAA) or payment (Section 33 of the FAA) authority for a payment which that person may personally benefit."

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La vérification a mis en évidence de nombreux exemples de cas où le ***** s'était prévalu des pouvoirs de l'article 33 ou de l'article 34 lorsqu'un paiement était effectué pour son propre compte. Le paragraphe 4.4 de la Politique de vérification des comptes du MAECI mentionne que « Nul n'exercera un pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) ou de payer (article 33 de la LGFP) à l'égard d'une demande de paiement dont il peut bénéficier personnellement. »

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In a message from BTS to all STCs in May 2010 on the subject of Designation of Section 34 of the Financial Administration Act (FAA) for the CSF, all STC were advised of the requirement to report on the usage of funds in accordance with CSF Guidelines and to reconcile these reports with IMS.

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Dans un message de BTS adressé à tous les DCP au mois de mai 2010 sur la désignation au titre de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pour le FSC, tous les DCP ont été informés de l’obligation de rendre compte de l’utilisation des fonds en accord avec les Lignes directrices relatives au FSC et de rapprocher ces rapports avec le SGI. En outre, à titre de pratique exemplaire, BTS a encouragé les DCP à exécuter ce rapprochement de façon régulière tout au long de l’année.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	Financial transactions comply with the FAA and the laws and policies specific to certain types of transactions (travel, training, procurement).
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While the MAO in Atlanta is responsible for the accounts processing and reconciliations, the Purchasing/Financial Officer in Miami has delegated spending authority under Section 34 of the FAA and is responsible for all Mission budgeting.

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4.4.1 Le personnel comptable d'Atlanta se charge des opérations financières. Tandis que l'AAM d'Atlanta est responsable du traitement et du rapprochement des comptes, l'agent des achats et des finances à Miami a le pouvoir délégué de dépenser, conformément à l'article 34 de la LGFP, et est responsable du budget de la mission de Miami. La mission a son propre centre financier et rend compte de ses propres dépenses. Le budget est suffisant pour les activités actuelles et les fonds sont bien gérés.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	The Financial Administration Act (FAA)
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5.4.9 The Mission's hospitality files were reviewed and a number of observations were raised. It was noted that in some instances, Officers were signing their own claims under either Sections 33 or 34 of the FAA.

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5.4.9 Les dossiers concernant les frais de représentation de la mission ont été examinés, ce qui a donné lieu à plusieurs observations. On a noté que, dans certains cas, des agents signaient leurs propres demandes de remboursement, en vertu des articles 33 ou 34 de la LGFP. Certaines demandes n'étaient pas accompagnées de justificatifs, et dans certains agendas, on ne retrouvait que peu de détails sur le but de l'événement et ses résultats.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	3.4 This recommendation has been implemented. The four individual who are not in positions with delegated FAA Section 33 authority have had their payment rights removed from IMS.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	3.4 Cette recommandation a été mise en oeuvre. On a révoqué les droits de paiement des quatre personnes qui n'occupent pas un poste assorti de pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	All cheque requisitions, certified under Section 33 of the FAA, for cheques to be printed at a cheque print site, are authorized by the SPS EAA function. (9.4.1)
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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	5.4.10 Ensure that the MCO is provided with the complete diary and that FAA Sections 33 and 34 are signed on all hospitality claim forms.
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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	FAA Sections 33 and 34 should be signed on all EXT904's. A CBS Program Manager must sign the HOM's claim;
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	(LGFP) doivent être signés sur tous les formulaires EXT-904. Un gestionnaire de programme canadien doit signer les demandes de remboursement du CDM.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	4.2 Business process documentation. The audit team observed that documentation does not exist which describes the business process for certifying a payment under Section 33 of the FAA and carrying out the EAA approval process.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	4.2 Documentation des procédés administratifs. L'équipe de vérification a constaté qu'il n'existait aucun document décrivant les procédés administratifs relatifs à la certification des paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP et à l'exécution du processus d'approbation de l'AAE. Il y a donc un risque d'incohérence dans l'application des deux procédés.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	4.6 Documentation describing the FAA Section 33 certification and the EAA business process will be prepared by the end of fiscal year 2007-08.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	4.6 Un document décrivant la certification en vertu de l'article 33 de la LGFP et le processus administratif en matière d'AAE sera rédigé d'ici la fin de l'exercice 2007-2008.

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In some cases (i.e. security concerns), certain documentation can be retained by the officer. However, the MCO and program manager must see all documents in order to properly sign-off on the reimbursement under the Financial Administration Act (FAA).

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Activités d’accueil : Les plafonds des activités d’accueil doivent être revus, compte tenu de la stabilisation de l’économie locale. En outre, on devrait remettre une avance aux employés à qui on a alloué des budgets d’accueil et ceux-ci devraient présenter des rapports trimestriels. Ainsi, les transactions individuelles seraient réduites, et la Section des finances pourrait traiter trimestriellement les demandes de remboursement des dépenses. Conformément à la Politique sur l’accueil, les documents devraient être conservés dans la Section des finances et classés par nom de l’agent. Dans certains cas (p. ex. pour des raisons de sécurité), l’agent peut conserver certains documents. Cependant, l’AGC et le gestionnaire de programme (GP) doivent voir tous les documents afin d’approuver le remboursement aux termes de la Loi sur la gestion des dépenses publiques (LGDP).

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	All financial transactions examined from the test sample proved to comply with sections 32 and 34 of the Financial Administration Act. The authority for payment under section 33 of the FAA was centralized at DFAIT headquarters in Ottawa.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	Le Secrétariat possède une grille de délégation des pouvoirs financiers en conformité avec la Politique sur les pouvoirs de délégation ainsi que la matrice de délégation des autorités du MAECI. Les pouvoirs délégués aux employés du Secrétariat sont appropriés en fonction des niveaux d'emploi qu'ils occupent et des responsabilités financières qui leur incombent.

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(FAA), to approve requests for payment for the mission. The HOM in Abidjan also delegated cosigning authority to him for mission cheques and other bank documents. Even though the director of the Support Unit rarely exercises these authorities, they should be revoked because they do not comply with the Department's financial policies.

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5.1.5 Le CB a délégué au Directeur de l'unité d'appui, qui n'est pas un agent du Ministère des affaires étrangères, l'autorisation, sous l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), d'approuver des demandes de paiements pour la mission. Le CDM à Abidjan lui a aussi délégué le pouvoir de signer conjointement les chèques de la mission et autres documents bancaires. Même si le directeur de l'unité d'appui exerce rarement ces autorisations, celles-ci doivent être révoquées, car elles ne respectent pas les politiques financières du ministère.

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In addition, quarterly Segregation of Duty (SOD) Reports and FAA Section 33 reports will be produced by Corporate Financial Systems (SMSF) and provided to SMF to confirm that mitigating controls are in place for employees who have been identified as having potentially conflicting roles in IMS.

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De plus, des rapports trimestriels sur la répartition des tâches et des rapports trimestriels liés à l'article 33 de la LGFP seront élaborés par le Système de gestion intégrée (SMSF) et présentés à SMF, afin de confirmer la mise en place de contrôles d'atténuation à l'égard des employés susceptibles d'exercer des rôles conflictuels en lien avec le SGI. En outre, SMF devra valider l'exigence continue de pouvoirs délégués dans le système en vertu de l'article 33 de la LGFP.

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These managers assign roles as defined on the 'Management Systems' website and are based upon job duties. FAA S.32, 33, and 34 are not included in the core role definition but may be assigned depending on position and/or organizational requirements.

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Le formulaire 1764 doit être approuvé par le directeur adjoint ou par un agent-gestionnaire consulaire et les titulaires de postes supérieurs. Ces gestionnaires attribuent les rôles tels qu'ils sont définis sur le site Web des « systèmes de gestion », selon les fonctions des postes. Les fonctions énoncées aux articles 32, 33 et 34 de la LGFP ne sont pas intégrées à la définition des rôles essentiels; cependant, elles peuvent être attribuées selon les exigences liées aux postes et les exigences opérationnelles. Les gestionnaires qui autorisent l'accès à cet égard doivent veiller à ce que le titulaire occupe un poste approprié, selon le tableau de délégation des pouvoirs de signature, et à ce qu'il remplisse une carte de spécimen de signature.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	All financial transactions examined from the test sample proved to comply with sections 32 and 34 of the Financial Administration Act. The authority for payment under section 33 of the FAA was centralized at DFAIT headquarters in Ottawa.
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	Le Secrétariat possède une grille de délégation des pouvoirs financiers en conformité avec la Politique sur les pouvoirs de délégation ainsi que la matrice de délégation des autorités du MAECI. Les pouvoirs délégués aux employés du Secrétariat sont appropriés en fonction des niveaux d'emploi qu'ils occupent et des responsabilités financières qui leur incombent.

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Montrer texte Montrer source en cache Montrer URL avec texte source	3.3.2 The Financial Officer prepares a payment voucher which is approved by the PC and the Director of ILX for payment. The voucher is then sent to the Area Management Office - Global and Security Policy (IAM) for approval under Section 34 of the Financial Administration Act (FAA).
Comparer pages textes Comparer pages HTM Montrer URL avec texte source Montrer URL avec langue cible Définir international.gc.ca comme domaine prioritaire	(LGFP). SMFH doit ensuite l'approuver, conformément à l'article 33. Une copie de toutes les données relatives au paiement est consignée au dossier, notamment la ou les factures, le relevé financier, le budget et les demandes de paiement. Le 1er avril 2005, le mécanisme d'approbation a été modifié et c'est désormais ILX qui accorde l'approbation conformément à l'article 34.

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4.4.3 Moving documentation between Missions could be averted. This would require Miami to exercise payment authority under Section 33 of the FAA, an authority for which Atlanta is currently carrying out for Miami transactions.

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4.4.3 On pourrait éviter la circulation des documents entre les missions. Pour ce faire, il faudrait déléguer à la mission de Miami le pouvoir de payer, en vertu de l'article 33 de la LGFP, pouvoir qu'exerce présentement Atlanta pour les transactions de Miami. Miami pourrait saisir les renseignements relatifs aux paiements dans le module des comptes fournisseurs ou dans le module de gestion du matériel et envoyer à Atlanta par courriel un chiffrier électronique détaillant les transactions. Le chiffrier indiquerait l'approbation de Miami, conformément aux articles 33 et 34 de la LGFP. Ceci permettrait à Atlanta d'effectuer les transactions et de traiter les paiements. De cette façon, la documentation demeurerait à la mission de Miami.

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Inspection of the Canad...

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5.4.4 The Mission has appropriate segregation of duties with regard to delegated signing authorities. However, the lack of CBS staff at the Mission sometimes makes signing sections 33 and 34 of the Financial Administration Act (FAA) difficult.

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5.4.5 La Section des finances à Belgrade a établi un processus de virement électronique de fonds (EFT) avec l’établissement bancaire de la mission pour régler les comptes de ses fournisseurs. Le système qui a été mis en place réduit *** en obligeant tout agent signataire à utiliser des jetons d’authentification et des numéros d’identification personnels (NIP). Deux signataires sont requis pour opérer les virements de fonds, et les signataires doivent utiliser, pour ce faire, l’unique ordinateur sur lequel le logiciel EFT a été mis en place.

Audit of the Consulate ...

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4. It is recommended that it be clearly communicated to administrative personnel and management in *****, particularly the Head of Mission, that authority under section 33 of the Financial Administration Act (FAA) (authority to approve for payment) should be exercised by a financial officer except in exceptional circumstances.

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4. Il faudrait informer clairement le personnel administratif et les gestionnaires de *****, en particulier le *****, du fait que les pouvoirs en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (pouvoir d'autoriser des dépenses) ne peuvent être exercés par un agent financier que dans des circonstances exceptionnelles. De plus, il faudrait rappeler au personnel de gestion, au personnel administratif et au ***** de ***** qu'en aucun cas une personne ne devrait pouvoir autoriser ses propres demandes de remboursement, pas même les chefs de mission. Le but de cette recommandation est d'éviter que des pratiques inacceptables observées par le passé, et présentées comme telles, ne se perpétuent.

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5.4.9 For nearly 20 years, bank signing authority and signing authority under section 33 of the FAA have been delegated to the finance director's assistant. The latest changes to the delegation of signing authority for financial documents no longer permit delegation of this authority to her.

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5.4.10 Le 25 octobre 2001, un message de SMFF a été envoyé à Paris ainsi qu'à plusieurs autres missions les informant qu'une politique ministérielle interdisait à un employé recruté sur place d'avoir un pouvoir de signature bancaire ou de signer en vertu de l'article 33 de la LGF. Le message de SMFF n'offrait pas beaucoup de précisions sur cette politique ministérielle qui représente un changement des autorisations permises par le passé. En général, les risques dans la majorité de nos missions à l'étranger justifient cette nouvelle politique, mais pas dans tous les cas.

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5.4.3 As MFO, the MCO approves payments for the Mission and the San Salvador Spoke under Section 33 of the FAA. When he arrived at the Mission, to improve budgetary control he devised a template showing year-to-date expenditures by general ledger (GL).

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5.4.3 À titre d'agent financier de la mission, l'AGC approuve les paiements de la mission et de la mission satellite de San Salvador en vertu de l'article 33 de la LGFP. Lors de son arrivée à la mission, il s'est efforcé d'améliorer le contrôle budgétaire en préparant un modèle indiquant les dépenses encourues à la date en question par compte du grand livre général (GL). Cette feuille détaillée est utile pour les membres du personnel de la comptabilité qui sont en poste depuis relativement peu de temps, en leur permettant de mieux suivre le budget et de mieux comprendre leurs rôles respectifs. Au fur et à mesure que le personnel se familiarisera avec le cycle budgétaire de la mission et avec les exigences de rapport, l'AGC pourra alors supprimer cette étape additionnelle. Les chèques à émettre sont regroupés de façon efficace et sont traités et imprimés deux fois par semaine. En moyenne, la mission produit 160 chèques par mois.

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The Purchasing/Finance Officer and other Officers at the Mission have delegated signing authority under Sections 32 and 34 (commitment and spending authority) of the FAA and Atlanta maintains Section 33 (payment authority).

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4.1.1 En principe, c'est l'AAM (ERP) d'Atlanta qui est responsable du Programme des services administratifs de Miami. Toutefois, le consulat fonctionne de manière indépendante pour la plupart des fonctions administratives. L'agent des achats et des finances à Miami gère le budget, le personnel et les activités de location de la mission tandis qu'Atlanta fournit un soutien en rédigeant divers rapports annuels courants destinés à l'AC et en collaborant au respect des exigences protocolaires et des exigences des DSE pour les agents canadiens. La principale fonction assurée par Atlanta est la fonction financière : la majorité des écritures comptables sont faites là-bas, tout comme les activités bancaires. L'agent des achats et des finances et d'autres agents de la mission ont reçu le pouvoir de signature en vertu des articles 32 et 34 (pouvoir d'engager des dépenses) de la LGFP et Atlanta conserve le pouvoir de payer en vertu de l'article 33. De façon générale, les services administratifs sont bien gérés.

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2.2.2 San Jose forwards its three to four input documents weekly to San Francisco where spending authority (Section 34 FAA) is exercised. This, together with the input documents San Francisco raises, is couriered to the Hub in Los Angeles weekly.

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2.2.3 Les deux missions satellites suivent de près leurs dépenses à l'aide du logiciel EXCEL. Elles ont accès en « lecture seulement » au SGI, mais les deux adjoints à la promotion commerciale ne savent pas utiliser ce système. La mission centrale fournit aux missions satellites des rapports mensuels des dépenses relatives à la réception, aux déplacements et au fonds pour les services aux clients, mais les frais d'exploitation ne sont pas présentés en détail dans aucun rapport financier. Les missions satellites ne reçoivent aucune allocation et dépensent jusqu'à ordre contraire de la mission centrale. La consule et déléguée commerciale a indiqué qu'elle n'a jamais discuté de budget avec la mission centrale. Il est important de fournir aux missions satellites certains paramètres quant à la marge de manoeuvre dont elles disposent pour dépenser. La section du présent rapport consacrée à la gestion de la mission comprend une recommandation à ce sujet. De plus, dans le rapport de vérification de Los Angeles, on recommande que des rapports financiers mensuels présentant les recettes générées et les dépenses engagées soient fournis aux deux missions.

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faa – Traduction – Dictionnaire Keybot