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  Notices No. 138 - Expor...  

Show textShow cached sourceOpen source URL	3. 2 Section 155.2 of the FAA allows federal departments to charge an administrative fee where, in payment or settlement of an amount due to Her Majesty, a person
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	3. 2 L'article 155.2 de la LGFP permet aux ministères fédéraux d'imposer des droits d'administration dans les cas où, en guise de paiement ou de règlement d'un montant dû à Sa Majesté, une personne

  List of Acronyms/Symbols  

Show textShow cached sourceOpen source URL	FAA
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	CAR

  Audit of the Consulate ...  

Show textShow cached sourceOpen source URL	5.4.7 Section 33 and 34 (FAA) should also be exercised on SA, SD, FT documents to ensure proper signing authority.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	5.4.7 Les articles 33 et 34 (de la LGFP) devraient aussi s'appliquer aux documents SA, SD, et FT pour s'assurer que ceux-ci sont bien signés par les signataires autorisés.

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Show textShow cached sourceOpen source URL	Financial Administration Act (R.S., 1985, c.F-11) (FAA)
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	Loi sur la gestion des finances publiques (L.R., 1985, ch. F-11)

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Show textShow cached sourceOpen source URL	3.3.6 The claims submitted by the HOM should be reviewed and be approved by another officer with Section 34 FAA signing authority.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	3.3.6 Faire examiner et approuver les demandes de remboursement du CDM par un autre agent ayant le pouvoir de signer en vertu de l'article 34 de la LGFP.

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Show textShow cached sourceOpen source URL	5.4.6 Ensure that all payments are certified under Sections 33 and 34 of the FAA by officers with appropriate signing authority.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	5.4.6 Veiller à ce que tous les paiements soient certifiés en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP par des agents qui détiennent le pouvoir de signature approprié.

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Show textShow cached sourceOpen source URL	Appendix A - Financial Administration Act (FAA) Relevant Sections
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	Annexe A - Articles pertinents de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP)

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Show textShow cached sourceOpen source URL	5.4.13 The Mission should streamline the procedure for section 34 FAA approval to ensure only one approval is obtained per transaction (up to three section 34 signatures are obtained during the current process).
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	5.4.14 Il faudrait restreindre les heures du service à la clientèle de la Section des comptes afin de permettre au personnel de se concentrer sur le traitement des opérations financières.

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Show textShow cached sourceOpen source URL	4.4.5 The delegation of payment authority under Section 33 of the FAA to Miami should be explored to better streamline financial procedures in Miami.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	4.4.5 On devrait envisager de déléguer à la mission de Miami le pouvoir de payer, en vertu de l'article 33 de la LGFP, afin de rationaliser davantage les procédures financières de Miami.

  Assurance Services - Au...  

Show textShow cached sourceOpen source URL	3.2.5 Assess the feasibility of incorporating automated controls which ensure that HR Action Request Forms are forwarded electronically to HR by the individual who has certified the request under section 32 of the FAA.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	3.2.5 Évaluer la faisabilité d'incorporer des contrôles automatisés qui garantiraient l'acheminement par voie électronique des Demandes d'intervention en RH aux RH, par la personne qui attesterait la demande en vertu de l'article 32 de la LGFP.

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Show textShow cached sourceOpen source URL	4.4.5 The Department is seriously looking to increase its presence in the US which includes establishing Miami as a full Consulate General, independent of the Atlanta Mission. When this occurs, a Miami Administrative Officer will be added to Miami, along with delegated payment authority under Section 33 of the FAA.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	4.4.5 Le Ministère songe sérieusement à accroître sa présence aux États-Unis, notamment en accordant le statut de consulat général à part entière à la mission de Miami, qui deviendrait indépendante de la mission d'Atlanta. À ce moment-là, on ajoutera un agent d'administration de la mission à Miami, qui aura le pouvoir délégué de payer en vertu de l'article 33 de la LGFP.

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Show textShow cached sourceOpen source URL	5.4.10 The Mission has made the necessary changes to standard operating procedures (SOPs) to ensure that Section 34 is signed prior to Section 33 of FAA. Implemented June 2010.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	5.4.11 La mission étudiera la faisabilité d’utiliser une carte d’achat à Zagreb, et si cette voie est jugée appropriée, elle consultera SMFF concernant l’obtention d’une carte d’achat. En voie de réalisation pour mise en œuvre d’ici août 2010.

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The Section 33 certification is done in Beijing, which takes extra time. For urgent reasons, on occasion, the Consul has signed under both Sections 33 and 34 of the FAA. A separation of authorities is required and is especially important for employee payments, such as for travel and hospitality reimbursements.

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3.4.2 Comme elle ne dispose que d'un seul EC, c'est la mission qui signe en général les documents en vertu de l'article 34 de la LGFP. C'est généralement Beijing qui signe l'attestation en vertu de l'article 33, ce qui prend plus de temps. Dans les cas urgents, il est arrivé que le consul signe en vertu des deux articles. Une séparation des pouvoirs est exigée, ce qui est particulièrement important pour les montants versés aux employés tels que les remboursements des frais de voyage et de représentation.

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5.4.4 A review of three months of accounts revealed cases where the expenditures payment vouchers were certified under Sections of the FAA by the recipient of the payment. This occurred during the period of the three different MCOs.

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5.4.4 Un examen des comptes couvrant une période de trois mois a révélé que, dans certains cas, les pièces justificatives fournies à l'appui du remboursement de certaines dépenses avaient été certifiées en vertu des articles afférents de la LGFP par la personne qui avait reçu le remboursement. La chose s'est reproduite pendant la période où la section des finances a été dirigée par trois différents AGC. Les formulaires EXT53 (carte de signature) et EXT1321 (pouvoir de signature pour les lettres de crédit et les comptes bancaires) ne sont pas à jour. Dans bien des cas, des employés qui n'avaient pas le pouvoir de signature approprié ont signé des documents en vertu des articles 33 et 34 de la LGFP.

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Delays relate to the fact that when documentation is missing that supports a payment, the Hub mission holds up the processing. This dates back to when Harare performed FAA Section 33 on behalf of Lusaka.

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3.4.5 Les rapprochements bancaires ont cinq mois de retard. Ces retards s'expliquent par le fait que lorsque les justificatifs d'un paiement sont manquants, la mission centrale suspend le traitement. Cette pratique date de l'époque où Harare appliquait l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques pour le compte de Lusaka. Avec la création du poste d'AGC, l'attestation selon l'article 33 est effectuée à Lusaka; aussi Harare n'a besoin que des montants et du codage correspondant pour effectuer la saisie dans le SGI, et plus des justificatifs.

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A "Summary of Vouchers", together with the backup documentation, is couriered each Friday to Singapore. Singapore then inputs the information into IMS the following Monday or Tuesday and faxes a Section 34/33 FAA report to Brunei.

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5.4.4 Microsoft EXCEL est utilisé pour suivre les dépenses. Les factures sont traitées et payées sous huit jours. Un « Récapitulatif des opérations » est adressé tous les vendredis à Singapour. Singapour saisit ensuite les informations dans le SGI le lundi ou le mardi suivant, puis faxe un rapport d'autorisation de l'article 34/33 de la LGFP à Brunéi. À réception, Brunéi prépare le chèque et l'adresse au fournisseur.

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Show textShow cached sourceOpen source URL	3.4 This recommendation has been implemented. The four individual who are not in positions with delegated FAA Section 33 authority have had their payment rights removed from IMS.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	3.4 Cette recommandation a été mise en oeuvre. On a révoqué les droits de paiement des quatre personnes qui n'occupent pas un poste assorti de pouvoirs délégués en vertu de l'article 33 de la LGFP.

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4.4.3 Moving documentation between Missions could be averted. This would require Miami to exercise payment authority under Section 33 of the FAA, an authority for which Atlanta is currently carrying out for Miami transactions.

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4.4.3 On pourrait éviter la circulation des documents entre les missions. Pour ce faire, il faudrait déléguer à la mission de Miami le pouvoir de payer, en vertu de l'article 33 de la LGFP, pouvoir qu'exerce présentement Atlanta pour les transactions de Miami. Miami pourrait saisir les renseignements relatifs aux paiements dans le module des comptes fournisseurs ou dans le module de gestion du matériel et envoyer à Atlanta par courriel un chiffrier électronique détaillant les transactions. Le chiffrier indiquerait l'approbation de Miami, conformément aux articles 33 et 34 de la LGFP. Ceci permettrait à Atlanta d'effectuer les transactions et de traiter les paiements. De cette façon, la documentation demeurerait à la mission de Miami.

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5.4.3 As MFO, the MCO approves payments for the Mission and the San Salvador Spoke under Section 33 of the FAA. When he arrived at the Mission, to improve budgetary control he devised a template showing year-to-date expenditures by general ledger (GL).

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5.4.3 À titre d'agent financier de la mission, l'AGC approuve les paiements de la mission et de la mission satellite de San Salvador en vertu de l'article 33 de la LGFP. Lors de son arrivée à la mission, il s'est efforcé d'améliorer le contrôle budgétaire en préparant un modèle indiquant les dépenses encourues à la date en question par compte du grand livre général (GL). Cette feuille détaillée est utile pour les membres du personnel de la comptabilité qui sont en poste depuis relativement peu de temps, en leur permettant de mieux suivre le budget et de mieux comprendre leurs rôles respectifs. Au fur et à mesure que le personnel se familiarisera avec le cycle budgétaire de la mission et avec les exigences de rapport, l'AGC pourra alors supprimer cette étape additionnelle. Les chèques à émettre sont regroupés de façon efficace et sont traités et imprimés deux fois par semaine. En moyenne, la mission produit 160 chèques par mois.

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4.4.3 Moving documentation between Missions could be averted. This would require Miami to exercise payment authority under Section 33 of the FAA, an authority for which Atlanta is currently carrying out for Miami transactions.

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4.4.3 On pourrait éviter la circulation des documents entre les missions. Pour ce faire, il faudrait déléguer à la mission de Miami le pouvoir de payer, en vertu de l'article 33 de la LGFP, pouvoir qu'exerce présentement Atlanta pour les transactions de Miami. Miami pourrait saisir les renseignements relatifs aux paiements dans le module des comptes fournisseurs ou dans le module de gestion du matériel et envoyer à Atlanta par courriel un chiffrier électronique détaillant les transactions. Le chiffrier indiquerait l'approbation de Miami, conformément aux articles 33 et 34 de la LGFP. Ceci permettrait à Atlanta d'effectuer les transactions et de traiter les paiements. De cette façon, la documentation demeurerait à la mission de Miami.

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5.4.4 The Mission has appropriate segregation of duties with regard to delegated signing authorities. However, the lack of CBS staff at the Mission sometimes makes signing sections 33 and 34 of the Financial Administration Act (FAA) difficult.

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5.4.5 La Section des finances à Belgrade a établi un processus de virement électronique de fonds (EFT) avec l’établissement bancaire de la mission pour régler les comptes de ses fournisseurs. Le système qui a été mis en place réduit *** en obligeant tout agent signataire à utiliser des jetons d’authentification et des numéros d’identification personnels (NIP). Deux signataires sont requis pour opérer les virements de fonds, et les signataires doivent utiliser, pour ce faire, l’unique ordinateur sur lequel le logiciel EFT a été mis en place.

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While the MAO in Atlanta is responsible for the accounts processing and reconciliations, the Purchasing/Financial Officer in Miami has delegated spending authority under Section 34 of the FAA and is responsible for all Mission budgeting.

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4.4.1 Le personnel comptable d'Atlanta se charge des opérations financières. Tandis que l'AAM d'Atlanta est responsable du traitement et du rapprochement des comptes, l'agent des achats et des finances à Miami a le pouvoir délégué de dépenser, conformément à l'article 34 de la LGFP, et est responsable du budget de la mission de Miami. La mission a son propre centre financier et rend compte de ses propres dépenses. Le budget est suffisant pour les activités actuelles et les fonds sont bien gérés.

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Section 4.4 of DFAIT's Account Verification policy 2004 expresses clearly that "No person shall exercise spending (Section 34 of the FAA) or payment (Section 33 of the FAA) authority for a payment which that person may personally benefit."

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La vérification a mis en évidence de nombreux exemples de cas où le ***** s'était prévalu des pouvoirs de l'article 33 ou de l'article 34 lorsqu'un paiement était effectué pour son propre compte. Le paragraphe 4.4 de la Politique de vérification des comptes du MAECI mentionne que « Nul n'exercera un pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) ou de payer (article 33 de la LGFP) à l'égard d'une demande de paiement dont il peut bénéficier personnellement. »

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5.4.9 The Mission's hospitality files were reviewed and a number of observations were raised. It was noted that in some instances, Officers were signing their own claims under either Sections 33 or 34 of the FAA.

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5.4.9 Les dossiers concernant les frais de représentation de la mission ont été examinés, ce qui a donné lieu à plusieurs observations. On a noté que, dans certains cas, des agents signaient leurs propres demandes de remboursement, en vertu des articles 33 ou 34 de la LGFP. Certaines demandes n'étaient pas accompagnées de justificatifs, et dans certains agendas, on ne retrouvait que peu de détails sur le but de l'événement et ses résultats.

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In addition, quarterly Segregation of Duty (SOD) Reports and FAA Section 33 reports will be produced by Corporate Financial Systems (SMSF) and provided to SMF to confirm that mitigating controls are in place for employees who have been identified as having potentially conflicting roles in IMS.

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De plus, des rapports trimestriels sur la répartition des tâches et des rapports trimestriels liés à l'article 33 de la LGFP seront élaborés par le Système de gestion intégrée (SMSF) et présentés à SMF, afin de confirmer la mise en place de contrôles d'atténuation à l'égard des employés susceptibles d'exercer des rôles conflictuels en lien avec le SGI. En outre, SMF devra valider l'exigence continue de pouvoirs délégués dans le système en vertu de l'article 33 de la LGFP.

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Show textShow cached sourceOpen source URL	4.2 Business process documentation. The audit team observed that documentation does not exist which describes the business process for certifying a payment under Section 33 of the FAA and carrying out the EAA approval process.
Compare text pagesCompare HTM pagesOpen source URLOpen target URLDefine international.gc.ca as primary domain	4.2 Documentation des procédés administratifs. L'équipe de vérification a constaté qu'il n'existait aucun document décrivant les procédés administratifs relatifs à la certification des paiements en vertu de l'article 33 de la LGFP et à l'exécution du processus d'approbation de l'AAE. Il y a donc un risque d'incohérence dans l'application des deux procédés.

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In addition, quarterly Segregation of Duty (SOD) Reports and FAA Section 33 reports will be produced by Corporate Financial Systems (SMSF) and provided to SMF to confirm that mitigating controls are in place for employees who have been identified as having potentially conflicting roles in IMS.

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De plus, des rapports trimestriels sur la répartition des tâches et des rapports trimestriels liés à l'article 33 de la LGFP seront élaborés par le Système de gestion intégrée (SMSF) et présentés à SMF, afin de confirmer la mise en place de contrôles d'atténuation à l'égard des employés susceptibles d'exercer des rôles conflictuels en lien avec le SGI. En outre, SMF devra valider l'exigence continue de pouvoirs délégués dans le système en vertu de l'article 33 de la LGFP.

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In a message from BTS to all STCs in May 2010 on the subject of Designation of Section 34 of the Financial Administration Act (FAA) for the CSF, all STC were advised of the requirement to report on the usage of funds in accordance with CSF Guidelines and to reconcile these reports with IMS.

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Dans un message de BTS adressé à tous les DCP au mois de mai 2010 sur la désignation au titre de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) pour le FSC, tous les DCP ont été informés de l’obligation de rendre compte de l’utilisation des fonds en accord avec les Lignes directrices relatives au FSC et de rapprocher ces rapports avec le SGI. En outre, à titre de pratique exemplaire, BTS a encouragé les DCP à exécuter ce rapprochement de façon régulière tout au long de l’année.

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Section 4.4 of DFAIT's Account Verification policy 2004 expresses clearly that "No person shall exercise spending (Section 34 of the FAA) or payment (Section 33 of the FAA) authority for a payment which that person may personally benefit."

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La vérification a mis en évidence de nombreux exemples de cas où le ***** s'était prévalu des pouvoirs de l'article 33 ou de l'article 34 lorsqu'un paiement était effectué pour son propre compte. Le paragraphe 4.4 de la Politique de vérification des comptes du MAECI mentionne que « Nul n'exercera un pouvoir de dépenser (article 34 de la LGFP) ou de payer (article 33 de la LGFP) à l'égard d'une demande de paiement dont il peut bénéficier personnellement. »

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